Dane komputerowe przechowywane są na dyskach twardych czy pamięciach przenośnych w uporządkowany sposób, dzięki czemu możliwe jest ich przypisywanie do konkretnych programów, typów czy wyszukiwanie pod kątem np. zawartości. Rozróżnienie plików następuje dzięki istnieniu ich formatów, odpowiadającym przeróżnym typom danych. Można uznać, że format pliku jest pojęciem tożsamym z rozszerzeniem pliku, aczkolwiek jest to pewne uogólnienie.
Dzięki formatom można bardzo łatwo posegregować dane na proste kategorie, czyli na przykład pliki tekstowe, graficzne, pliki wideo, bazy danych, arkusze kalkulacyjne itd. Na tej podstawie można wybrać oprogramowanie niezbędne do pracy z danym typem plików. Jest to jednak dopiero początek, bo niekoniecznie każdy edytor tekstu poradzi sobie z wszystkimi plikami tekstowymi, które mają rozszerzenia takie jak doc, docx, rtf, odt, txt i inne. Pojawia się tu właśnie zagadnienie formatu – niektóre formaty są bardziej uniwersalne, chociażby te mające rozszerzenia txt lub rtf. Można je otworzyć w niemalże dowolnym edytorze, na przykład najprostszym, Notatniku. Jest też sporo rozszerzeń powiązanych i z konkretnym formatem, i z konkretnym edytorem lub nawet wersją edytora. Można więc spotkać się z sytuacją, że do pracy z danym plikiem trzeba będzie znaleźć program, w którym został stworzony. Można też ewentualnie dokonać konwersji, bo sama zmiana rozszerzenia (ręczna) nie pomoże.
Możliwa zmiana formatu pliku to konwersja – często bywa dostępna z poziomu oprogramowania obsługującego dany format, są też mniej lub bardziej rozbudowane narzędzia służące wyłącznie do konwersji. Należy pamiętać, że ręczna zmiana rozszerzenia nie zmieni automatycznie formatu pliku, jeśli takiej zmiany się oczekuje – tak potraktowany plik nie uruchomi się, a system wyświetli monit o niewłaściwym rozszerzeniu i możliwości powrotu do poprzedniego. Jak zmienić format pliku, by uniknąć takich problemów? Jak już zostało wspomniane wyżej, należy taki plik przekonwertować. Warto spróbować zrobić to w programie pracującym z danym rodzajem plików – niekiedy podczas zapisu pojawia się rozwijana lista zawierająca różne dostępne formaty z przypisanymi do nich rozszerzeniami. Jeśli któraś z opcji jest odpowiednia, po jej wybraniu i zapisaniu pliku otrzymuje się inny format. Nie zawsze jednak lista będzie zawierała oczekiwane rozszerzenie. Można przeszukać też inne opcje programu – mogą oferować konwersję nie tylko do innego formatu, ale nawet do innego typu. W razie niepowodzenia pozostaje szukanie bardziej zaawansowanego narzędzia.
Zmiana rozszerzenia i formatu może nastąpić stacjonarnie – żeby tak postąpić, trzeba pobrać program służący do takiej konwersji, otworzyć w nim plik i przekonwertować. Istnieją też strony internetowe, które mają wbudowaną podobną funkcjonalność. Dzięki temu nie trzeba niczego pobierać. Plik, który wymaga konwersji, wgrywa się na serwer i za chwilę otrzymuje, już przekonwertowany, w formie linku do pobrania bądź na podany wcześniej adres e-mail.
